Sistem Informasi Perguruan Tinggi Bukan Lagi Biaya

SEVIMA – Pertanyaan yang sering muncul di level rektorat biasanya masih sama: apakah kampus benar-benar perlu investasi sistem informasi baru? Pertanyaan itu terasa wajar. Namun, jika topiknya sudah menyentuh PDDikti, pertanyaan tersebut mulai kurang tepat. Dikutip dari Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi Pasal 56, Pangkalan Data Pendidikan Tinggi adalah kumpulan data penyelenggaraan pendidikan tinggi seluruh perguruan tinggi yang terintegrasi secara nasional. Pada pasal yang sama, penyelenggara perguruan tinggi juga wajib menyampaikan data dan memastikan kebenaran serta ketepatannya. Itu berarti PDDikti bukan pekerjaan tambahan di belakang layar. Ia sudah menjadi bagian dari tata kelola kampus. 

Di titik inilah rektorat perlu mengubah cara pandang. PDDikti tidak lagi bisa diperlakukan sebagai urusan operator saat mendekati batas sinkronisasi. Dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi Pasal 52 ayat (4), sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi dinyatakan didasarkan pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi. Lalu, pada Peraturan Menteri Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi Nomor 39 Tahun 2025 tentang Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, pemerintah kembali menegaskan bahwa aturan mutu pendidikan tinggi mencakup sistem penjaminan mutu dan pangkalan data pendidikan. Bagi pimpinan kampus, pesannya jelas: data tidak berdiri di pinggir mutu. Data justru ikut menentukan fondasinya. 

Seorang rektor menerima laporan bahwa penerimaan mahasiswa baru berjalan baik, aktivitas kuliah terlihat penuh, dan tidak ada keluhan besar dari unit akademik. Semua tampak aman. Lalu menjelang masa pelaporan, tim menemukan bahwa data mahasiswa aktif tersimpan di aplikasi akademik, data pembayaran ada di sistem lain, beban ajar dosen masih dirapikan manual, dan sebagian aktivitas pembelajaran baru disatukan lewat spreadsheet. Tidak ada yang salah dengan niat setiap unit. Yang terjadi adalah data tumbuh di banyak tempat tanpa satu pusat kendali yang benar-benar dipimpin sebagai agenda institusi.

Situasi seperti itu makin terasa berat ketika kita melihat skalanya. Dalam artikel “Wamendiktisaintek Fauzan Dorong Transformasi Tridarma Pendidikan Tinggi, Hadirkan Kampus Berdampak” yang terbit 8 Maret 2026, Kemdiktisaintek menyebut data nasional berbasis PDDikti menunjukkan hampir 10 juta mahasiswa belajar di 4.416 perguruan tinggi di Indonesia. Kompleksitas sebesar ini menjelaskan satu hal: kampus tidak bisa lagi berharap tata kelola data berjalan rapi hanya dengan kerja lembur menjelang tenggat. Sistem informasi perguruan tinggi perlu dipandang sebagai infrastruktur manajemen, sama seperti keuangan, SDM, dan pengawasan mutu. 

Pertanyaan yang perlu diubah oleh rektorat

Pertanyaan yang salah adalah, “Apakah kita perlu sistem informasi yang lebih baik?” Pertanyaan yang lebih tepat adalah, “Apakah rektorat sudah punya data yang cukup rapi untuk dipercaya saat mengambil keputusan, memenuhi pelaporan PDDikti, dan menjaga mutu?” Perbedaan keduanya besar sekali.

Kalau rektorat masih menilai investasi sistem informasi perguruan tinggi hanya dari harga lisensi atau biaya implementasi, kampus akan terus melihat sistem sebagai pengeluaran TI. Padahal regulasi mendorong arah yang lebih jauh. Dalam Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 31 Tahun 2022 tentang Satu Data Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi, prinsip Satu Data mencakup standar data, metadata, interoperabilitas, serta penggunaan kode referensi dan data induk. Di pasal tentang interoperabilitas, aturan itu bahkan menyebut pendekatan berbasis layanan seperti API Gateway atau metode layanan lain yang relevan. Artinya, negara sudah memberi sinyal bahwa tata kelola data pendidikan tidak cukup rapi secara administratif. Ia juga perlu rapi secara arsitektur. 

Masih dari aturan yang sama, pengumpulan data diarahkan dengan mengoptimalkan pemanfaatan sistem elektronik. Pemanfaatan itu dapat berupa otomasi validasi formulir pengisian. Regulasi juga memuat pembersihan data, verifikasi dan koreksi data anomali, sampai penghapusan salah satu dari data ganda. Jadi, saat kampus masih mengandalkan penggabungan file manual dari banyak unit, yang sedang dipertaruhkan bukan hanya efisiensi kerja. Yang dipertaruhkan adalah kesesuaian kampus dengan arah tata kelola data yang sudah ditetapkan negara. 

Mengapa investasi sistem informasi kampus menjadi urusan rektorat

Alasan pertama adalah karena PDDikti memengaruhi mutu dan akuntabilitas, bukan sekadar administrasi. Dikutip dari Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi Pasal 56 ayat (2), PDDikti menjadi sumber informasi bagi lembaga akreditasi, pemerintah, dan masyarakat. Jika demikian, data yang masuk ke PDDikti pada akhirnya ikut membentuk cara pihak luar membaca kinerja kampus. Rektorat tidak bisa menyerahkan seluruh urusan ini pada satu unit teknis tanpa desain kendali yang jelas. 

Alasan kedua adalah karena ritme pelaporan menuntut data siap lebih awal. Dalam surat resmi “Pelaporan Check Point PDDikti Semester 2023/2024 Ganjil”, PDDikti menyebut batas waktu checkpoint pada pelaksanaan semester berikutnya mengikuti ketentuan Permendikbudristek Nomor 31 Tahun 2022, yaitu dua bulan sejak perkuliahan dimulai. Lalu, dalam pengumuman “Pemberitahuan Batas Pelaporan PDDikti Semester 2024-1” yang terbit 25 April 2025, LLDikti Wilayah III mengingatkan bahwa pelaporan semester 2024-1 ditutup pada 30 April 2025 dan kampus juga perlu mengisi checkpoint pelaporan. Ini menunjukkan bahwa tata kelola PDDikti tidak memberi ruang luas untuk budaya kerja “nanti dirapikan menjelang tutup”. Sistem yang baik diperlukan agar data bergerak rutin, bukan panik di menit akhir. 

Alasan ketiga adalah karena governance akun sekarang makin tegas. Dalam surat “Tata Cara Pemberian Akun Master Perguruan Tinggi pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti)” tertanggal 1 Agustus 2025, Pusdatin menjelaskan bahwa setiap perguruan tinggi hanya memiliki satu akun master yang mengendalikan akun turunan, termasuk akun pimpinan perguruan tinggi, akun SPMI, dan akun lain yang terkait. Pada surat yang sama disebutkan bahwa per 28 Juli 2025, capaian perguruan tinggi yang telah memiliki akun master baru mencapai 76 persen, dan kampus yang belum memiliki akun master diminta mengajukan sebelum 31 Agustus 2025. Ini bukan detail teknis kecil. Ini tanda bahwa tata kelola akses, otorisasi, dan jejak kontrol kini menjadi bagian dari disiplin data kampus. 

4 tanda rektorat perlu segera berinvestasi pada sistem informasi perguruan tinggi

Pertama, laporan akademik masih dirapikan dari banyak spreadsheet setiap kali ada tenggat. Jika ini masih terjadi, kampus belum punya single source of truth.

Kedua, unit akademik, keuangan, SDM, dan penjaminan mutu berjalan dengan data yang benar sendiri-sendiri. Kondisi ini bertentangan dengan arah interoperabilitas dan data induk dalam Permendikbudristek Nomor 31 Tahun 2022. 

Ketiga, pimpinan baru melihat anomali setelah mendekati masa pelaporan. Padahal checkpoint dan evaluasi PDDikti dirancang agar kampus membangun kebiasaan pemantauan lebih awal. 

Keempat, akses akun dan otorisasi masih bergantung pada orang tertentu, bukan tata kelola kelembagaan. Surat akun master PDDikti menunjukkan arah kebijakan justru bergerak ke kontrol yang lebih tertib, aman, dan terukur. 

Investasi seperti apa yang relevan untuk PDDikti

Rektorat tidak harus langsung memulai dari proyek yang besar. Yang lebih penting adalah arah investasinya tepat.

Pertama, bangun pusat data akademik yang konsisten. Kampus perlu memastikan bahwa data mahasiswa, dosen, kurikulum, aktivitas kuliah, dan status akademik tidak hidup dalam definisi yang berbeda-beda antarunit. Tanpa ini, sinkronisasi hanya memindahkan kekacauan dari satu file ke file lain.

Kedua, pilih sistem yang end-to-end, bukan sekadar cantik di layar depan. Untuk urusan PDDikti, sistem yang baik harus mampu menghubungkan proses dari input, validasi, pembersihan data, sampai distribusi ke titik pelaporan. Regulasi Satu Data sudah memberi arah bahwa interoperabilitas bukan pelengkap. Ia adalah syarat agar data bergerak rapi. 

Ketiga, pastikan ada governance akses yang dipimpin secara institusional. Akun master, akun turunan, dan peran tiap unit tidak boleh dibiarkan kabur. Di sini, investasi bukan hanya membeli aplikasi. Investasi juga berarti menetapkan siapa berwenang apa, siapa memverifikasi apa, dan kapan rektorat menerima dashboard pengecekan. 

Keempat, minta sistem yang membuat anomali terlihat lebih cepat. Kampus tidak perlu menunggu penutupan periode untuk tahu ada data ganda, data belum lengkap, atau data belum sinkron. Kalau validasi bisa muncul lebih awal, compliance bukan privilege milik kampus yang tim TI-nya besar saja. Siapa pun bisa mulai, selama indikator pengecekannya jelas dan dipantau rutin.

Yang bisa dilakukan rektor Senin pagi

Mulailah dari empat langkah sederhana.

1. Bentuk tim kecil lintas unit yang dipimpin langsung oleh mandat rektorat. Libatkan akademik, penjaminan mutu, TIK, dan operator PDDikti.
2. Petakan alur 10 sampai 15 data yang paling sering memengaruhi pelaporan PDDikti. Jangan mulai dari semua data. Mulai dari yang paling sering menimbulkan revisi.
3. Audit titik kerja manual. Cari di mana data masih dipindah lewat spreadsheet, chat, atau input ulang. Di situlah biaya tersembunyi paling besar.
4. Tetapkan rapat bulanan data health. Tujuannya bukan mencari siapa yang kurang tepat, tetapi memastikan data bergerak tanpa hambatan jauh sebelum tenggat.

Kalau empat langkah ini berjalan, rektorat akan punya dasar yang jauh lebih kuat untuk memutuskan bentuk investasi. Bisa jadi kampus memang perlu sistem baru. Bisa juga yang dibutuhkan adalah integrasi, perapian master data, dan penguatan governance akun. Namun, keputusan itu baru akan tepat jika diawali audit alur data, bukan asumsi.

Pada akhirnya, sistem informasi perguruan tinggi bukan perkara membeli software. Ini soal cara rektorat melihat data: apakah data hanya arsip pelaporan, atau aset manajemen yang menentukan mutu, akuntabilitas, dan kecepatan mengambil keputusan. Selama PDDikti menjadi dasar informasi untuk mutu, pengawasan, evaluasi, dan keterbukaan kinerja kampus, investasi sistem informasi perguruan tinggi sudah semestinya masuk agenda strategis rektorat. 

Dari pengalaman SEVIMA mendampingi perguruan tinggi di Indonesia, kampus yang rapi biasanya bukan kampus yang paling besar. Kampus yang rapi adalah kampus yang menempatkan sistem sebagai akselerator tata kelola. Platform akademik terpadu seperti SiAkadCloud memperlihatkan bahwa alur kerja end-to-end, kontrol akses, dan pemantauan pelaporan bisa dibuat lebih terukur ketika keputusan investasinya dipimpin dari level rektorat.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami