AI sebagai ‘Asisten Pribadi’: Solusi Konkret Dosen Alergi SIAKAD

Oleh: Sudarman – IAIN Ternate (HHTPIAIN-TERNATE)

SEVIMA – Ada sebuah paradoks besar di perguruan tinggi kita. Kita memiliki dosen-dosen senior, para pakar yang hebat dalam mengajar dan menginspirasi mahasiswa di ruang kelas. Namun, ironisnya, banyak dari mereka yang justru ‘tidak hebat’ dalam belajar dan menyesuaikan diri dengan dunia digital. Fenomena ‘alergi’ pada SIAKAD karena dianggap ‘ribet’ ini bukanlah sekadar masalah teknis; ini adalah masalah adopsi yang melumpuhkan. Akibatnya? Staf akademik tenggelam dalam lautan pekerjaan manual, dan mahasiswa menjadi korban dari ketidakpastian sistemik.

Pertanyaannya bukan lagi ‘mengapa sistemnya ribet?’, tapi ‘mengapa para pendidik ini menolak untuk belajar?’. Jawabannya mungkin ada pada ‘biaya adopsi’ (adoption cost) yang terlalu mahal, bukan soal uang tapi soal waktu dan mental. Bagi seorang profesor, waktu yang dihabiskan untuk mempelajari belasan alur klik SIAKAD yang kaku, terasa lebih ‘mahal’ daripada manfaat langsung yang mereka rasakan. Sistem yang ada saat ini meminta mereka menyesuaikan seluruh alur kerja mereka, alih-alih sistem yang menyesuaikan diri dengan mereka.

Di sinilah letak kegagalan implementasi teknologi kita selama ini. Kita terus mencoba ‘melatih’ dan ‘memaksa’ dosen untuk menggunakan sistem yang mereka benci. Bagaimana jika kita balik logikanya? Bagaimana jika kita hadirkan teknologi yang belajar untuk memahami dosen? Inilah peran sejati Artificial Intelligence (AI) dalam birokrasi kampus. AI bukan sistem baru yang harus dipelajari. AI adalah ‘jembatan’—seorang ‘asisten pribadi’—yang memungkinkan dosen tetap bekerja dengan cara mereka, namun hasilnya terstruktur rapi di dalam SIAKAD.

Bayangkan skenario ini: Seorang dosen perlu mengubah jadwal ujiannya. Alih-alih harus membuka laptop, login ke SIAKAD, mencari-cari menu penjadwalan yang ia benci, ia cukup mengirim pesan sederhana via WhatsApp ke “Asisten AI Kampus”: “Asisten, tolong undur ujian mata kuliah Filsafat Ilmu yang hari Senin ke Rabu jam 10 pagi. Tolong carikan ruangan yang kosong.” Di belakang layar, AI inilah yang bertugas ‘menerjemahkan’ perintah lisan itu menjadi aksi di dalam sistem. AI akan otomatis mengecek ketersediaan ruangan, memverifikasi potensi jadwal bentrok dengan mahasiswa, mengunci jadwal baru di SIAKAD, dan mengirimkan notifikasi resmi ke seluruh mahasiswa di kelas tersebut.

Lalu, bagaimana dengan dosen yang tetap ‘sangat manual’ misalnya, menyerahkan daftar nilai dalam bentuk foto, email, atau bahkan coretan di kertas? Di sinilah AI kembali berperan, kali ini sebagai ‘asisten’ untuk staf akademik. Staf tidak perlu lagi melakukan data entry manual berjam-jam yang rentan salah. Mereka cukup mengunggah foto atau dokumen itu ke sistem AI. AI akan menggunakan teknologi (seperti OCR) untuk ‘membaca’ dokumen itu, mengekstrak datanya (NIM, nama, nilai), dan menginputnya secara otomatis ke draft di SIAKAD. Pekerjaan staf akademik berubah dari ‘juru ketik’ menjadi ‘supervisor’ yang hanya perlu memvalidasi dan menekan tombol ‘setuju’.

Lalu, bagaimana memulainya? Solusi konkritnya tidak serumit membangun sistem baru dari nol. Universitas tidak perlu mengganti SIAKAD yang sudah menelan biaya besar. Langkah pertamanya adalah membangun ‘jembatan’ AI di atas sistem yang ada. Ini bisa dimulai dengan proyek percontohan (pilot project) yang fokus pada satu ‘rasa sakit’ terbesar. Misalnya, PTIPD (Pusat TI) bisa membentuk tim kecil untuk membuat aplikasi sederhana berbasis OCR (Optical Character Recognition) yang terintegrasi dengan API (Application Programming Interface) SIAKAD. Buktikan satu kesuksesan kecil ini misalnya, memangkas 80% waktu input nilai manual dan tunjukkan ‘kemenangan’ ini kepada staf dan dosen. Adopsi teknologi baru selalu didorong oleh bukti nyata, bukan paksaan.

Lalu, dimana posisi mahasiswa dalam ekosistem ini? Mereka adalah penerima manfaat terbesar. Selama ini, mahasiswa sering menjadi korban dari ketidakpastian sistemik: jadwal ujian yang berubah mendadak tanpa notifikasi terpusat, atau kebingungan KRS yang memaksa mereka “minta tolong” admin. Ketika dosen dan staf telah difasilitasi oleh AI, data di SIAKAD menjadi akurat dan real-time. Mahasiswa yang bingung tidak perlu lagi mengantri; ia bisa bertanya pada chatbot AI yang sama, yang kini bukan lagi penjawab FAQ bodoh, tapi asisten akademik cerdas. AI itu bisa menganalisis transkripnya dan memberi rekomendasi: “Anda belum mengambil mata kuliah prasyarat X. Saya sarankan Anda ambil semester ini agar skripsi Anda tidak terhambat.” Layanan menjadi instan, personal, dan 24/7.

Kita harus berhenti menyalahkan dosen senior yang ‘gagap’ atau staf akademik yang ‘lamban’. Paradoks ‘hebat mengajar tapi malas belajar digital’ ini bukanlah sesuatu untuk dihukum, tapi sebuah realitas yang harus dijembatani. AI adalah jembatan itu. Bagi pimpinan perguruan tinggi, inilah momentumnya. Berhentilah berinvestasi pada sistem ‘canggih’ yang hanya menambah keribetan dan formulir untuk diisi. Mulailah berinvestasi pada teknologi—seperti lapisan AI—yang melayani, memahami, dan memanusiakan pengguna internal Anda. Kampus cerdas sejati tidak diukur dari seberapa rumit sistemnya, tapi dari seberapa mudah dosen dan stafnya dapat melayani mahasiswa.

Diposting Oleh:

Yasmin SEVIMA